TRAZABILIDAD

Todos los productos sanitarios deben  llevar una identificación del número de serie y/o el lote de fabricación del mismo que permita conservar la trazabilidad hasta el cliente final.

Para facilitar la trazabilidad de las unidades  a los clientes, son útiles los sistemas de códigos de barras que evitan errores humanos en la trascripción de los lotes/numero de series.

Códigos y Símbolos.

Conviene dejar clara la diferencia entre los conceptos código y símbolo.

Un código es un número que identifica a un artículo comercial de una manera única y no ambigua. Un artículo comercial es cualquier producto o servicio sobre el cual existe la necesidad de obtener información predefinida y al cual se le puede fijar un precio, y ordenar y facturar para su comercio entre los participantes de la Cadena de Abastecimiento.
Los artículos comerciales se identifican con el Global Trade Item Number (GTIN), número que identifica de manera inequívoca a los artículos comerciales alrededor del mundo.

Un símbolo es la representación de un código en un formato que puede ser leído por un lector láser, en este caso, en barras. Para más información referente a los símbolos véase apartado de Calidad.
 

Los sistemas de codificación mas habituales son:

EL CODIGO EAN/UCC-13

EL CODIGO EAN/UCC-14

EL CODIGO EAN/UCC-128

La Identificación Básica: El Código EAN/UCC-13

El EAN 13 es el Código adecuado para:

- Identificar unidades de producto cuyo destino es el punto de venta. En este caso el Símbolo mas adecuado es el EAN 13

- Identificar artículos con el fin de poder incluir este código en documentos tales como facturas, pedidos, albaranes,...
 

Estructura del Código EAN/UCC-13

El código EAN/UCC 13 en España se construye según el siguiente esquema:



PREFIJO 84: El prefijo asignado por EAN internacional a AECOC es el 84. Todas las empresas que forman parte del sistema EAN a través de AECOC codifican sus artículos con el 84 como primeras cifras. Esto no significa necesariamente que el artículo haya sido fabricado en España, sino simplemente que la empresa, independientemente de su nacionalidad y de la ubicación territorial de sus factorías, utiliza el sistema EAN mediante el código asignado por AECOC

CÓDIGO DE EMPRESA: AECOC asignará a las empresas registradas un número de entre 5 y 8 dígitos, en función de las necesidades de la empresa. Este número precedido del PREFIJO formará el "Código de Empresa".

IMPORTANTE: El Código de Empresa NO identifica al fabricante del producto, sino que representa al PROPIETARIO DE LA MARCA.

Por Propietario de la Marca se entiende la empresa que decidirá la apariencia que tendrá el producto ante el consumidor final, incluyendo marca, nombre comercial, presentación, etc.. P. Ej.: El creador de un producto marca blanca es el propio distribuidor.

CÓDIGO DE PRODUCTO: El Propietario de la Marca dispone de una serie de dígitos en blanco en función del Código de Empresa que le ha sido asignado. El Código EAN 13 de producto se obtendrá completando estos dígitos en blanco y calculando el el dígito de control.

C: El último dígito que compone un código es el dígito de control. El cálculo correcto de el dígito de control libera al código de barras de cualquier error de impresión en el momento de su lectura.

El Símbolo EAN/UCC-13

Para simbolizar el código EAN/UCC-13 en las unidades de consumo sólo podemos utilizar el símbolo EAN/UCC-13.
 

AGRUPACIONES y Unidades Logísticas:

Una agrupación es un conjunto de Unidades Basicas cuya función es facilitar el manipulado de estas, bien para envíos, procesos de entrega y recepción, etc. Todas las agrupaciones pueden ser separadas en sus Unidades Básicas.

Cuando la agrupación sea una unidad de expedición con contenido estándar bastará con asignar un código EAN único.

Codificación de agrupaciones.
Para codificar las agrupaciones no destinadas al punto de venta tenemos dos opciones:
- Asignarles un EAN/UCC-13 destinto a cualquier otro código ya utilizado.
- Asignar un EAN/UCC-14 creado a partir del código de la unidad de consumo contenida.

El Código EAN/UCC-14

Los pasos a seguir para crear un EAN/UCC-14 son:

- Partimos del EAN/UCC-13 que identifica a la unidad de consumo contenida y le quitamos el dígito de control.
- Añadimos delante del código un número, denominado variable logística.
- Calculamos el dígito de control resultante.

 

NOTA: los valores permítidos para la variable logística son desde el 1 al 8, ambos inclusive. El 9 está reservado para las agrupaciones de peso variable.
El hecho de haber utilizado una variable logística igual a 1 en una caja de seis artículos de un determinado producto, no implica utilizar el 1 para todas las agrupaciones de seis unidades de otros productos.


El símbolo ITF-14.

Este es el símbolo que se utiliza en las agrupaciones para representar en barras el código de la misma. Se utiliza este símbolo ya que es más resistente a las condiciones más agresivas que ha de soportar la agrupación.

Si la agrupación está codificada con un código EAN/UCC-14, lo representamos mediante el símbolo ITF-14. En la siguiente figura el código asignado es: 58454321543215

 

 

Si por el contrario el código que se le ha asignada a la agrupación es un EAN/UCC-13, esté también se representa mediante el ITF-14, pero añadiendo un cero delante del código. Si el código asignado a una agrupación es: 8454321987656, el símbolo quedaría:

 

 

EAN·128

¿Qué es el EAN 128?

Un Código modular pensado y preparado para realizar dos funcionalidades básicas:
· Añadir características a un Código EAN·13 ó EAN·14 preestablecido en catálogo
· Realizar trazabilidades y seguimientos.
Por características se entienden aquellas variaciones que existen sobre el producto definido en catálogo a causa, p. Ej. de los procesos de producción. Fechas, lotes, pesos, números de serie,...

¿Qué son los Identificadores de Aplicación (IA’s)

Son unos prefijos estandarizados que definen y explican cual es el dato que viene a continuación.
En la actualidad existen mas de 100 IA’s distintos.
La particularidad del EAN·128 y los IA’s es que estos se pueden concatenar (enlazar) creando una cadena de información con tantos IA’s como sea necesario

· La cantidad posible de IA’s por línea viene determinada por múltiples factores tales como tipo de impresión, factor de aumento, etc. Para una información más concreta y precisa consulte con AECOC o solicite una Guía específica al respecto.

¿Es obligado estar registrado para usar en EAN 128? ¿Hay que pagar más?

Sí es necesario estar registrado en una organización EAN  para disponer de un Código de Empresa único que permita que los Códigos nunca se confundan entre sí.
No hay que pagar mas a la organización EAN. La cuota de asociado cubre todos los usos que se desee hacer con los códigos EAN·13, EAN·14 y EAN·128.

¿Qué hay que hacer para empezar a trabajar con EAN 128?

A grandes rasgos:

¨ Crear un catálogo correcto que contenga código para TODOS los niveles de agrupación (Unidad, Agrupación primaria, agrupación secundaria y paleta) Si no están todos los niveles en el catálogo el EAN·128 no funcionará correctamente.
¨ Decidir cual es la información complementaria al código de la unidad a codificar que necesitamos (Fechas, lotes, pesos,...)
¨ Comprobar que el actual sistema de impresión de la empresa es capaz de realizar este tipo de código. En caso contrario contactar con un proveedor de software, o adquirir una impresora específica.
¨ La organización EAN le puede facilitar Guías generales sobre la estructura del EAN·128 y es ALTAMENTE RECOMENDABLE que asista a uno de los cursos específicos que hay sobre el tema.

¿Cuánto mide el Código EAN·128?

Al tratarse de un Código “modular”, es decir, que podemos ir concatenando Identificadores de Aplicación e informaciones a continuación, es complejo dar una medida concreta, pero, como ejemplo para gran consumo un Código que contenga: La identificación de la agrupación (01), una fecha de caducidad (17) y un número de lote de 6 caracteres numéricos de longitud (10) ocupará a factor mínimo 121mm de anchura y a factor máximo 164mm de anchura. La altura siempre será, en este caso de 33mm.

· El dato anterior es meramente un ejemplo. Los factores de aumento dependen de multitud de factores: tipo de impresión, tipo de impresora, tipo de substrato.

¿Cuánto mide la ETIQUETA?

Lo suficiente como para contener el Símbolo descrito en la anterior pregunta, mas el anagrama o razón social de la empresa y la transcripción de los datos contenidos dentro del Código de barras en información en humanamente legible

¿El EAN·128 es para unidades, cajas o paletas?

El EAN·128 es para identificar características y para realizar trazabilidades, por tanto se utilizará en el nivel de agrupación sobre el que se quiera disponer de esta información adicional o sobre el que se quiera realizar trazabilidad.